Serienbrief zum xten mal

Von Klaus Liebnow. | 1 November, 2012 - 14:38

Hallo Listenteilnehmer,
ich erstelle zur Zeit ein Serienbrief, der mir bei der Formelbearbeitung etwas Kopfzerbrechen bereitet.
Im Forum habe ich ein gleichartiges Hilfeersuchen gefunden, kann aber die Erklärungen dazu nicht umsetzen.
Im Rechenblatt RBA Zeile 1 sind die Spaltenköpfe wie folgt benannt:
Spalt A „Anrede“
Spalte B „Vorname“
Spalte C „Name“
Spalte D „Zusatz“
Spalte E „Straße“
Spalte F „Plz“
Spalte G „Ort“
Spalte H „Briefanrede“

Im Layout befindet sich ein Textcontainer, in dem die Adressen eingefügt werden sollen.
Aus dem Rechenblatt RBA habe ich per Drag&Drop die einzelnen Spalten in den Textcontainer
hineingezogen. Der Ausdruck erfolgt problemlos.
Da in Spalte D "Zusatz" nicht alle Zellen mit Texten gefüllt sind, entstehen bei den jeweiligen Ausdrucken im Adressfeld ungewollte Leerzeilen. Die zweite Zeile im Textcontainer enthält die Formel:
Serienbrief(RBA!$B:$B)&&Serienbrief(RBA!$C:$C) bei dieser Formel werden die Vornamen und Nachnamen aus den Spalten B+C in einer Zeile zusammen gesetzt.
In Zeile 3 die Formel: Serienbrief(RBA!$D:$D)
Nun möchte ich mit dieser Formel erreichen, dass die Zeilen 4-6 nach oben rutschen wenn eine Zelle in Spalte D „Zusatz“ leer ist:
Verbinden(Zeichen(13);Serienbrief(RBA!$C:$C);Serienbrief(RBA!$D:$D))
Leider weiss ich nicht, wie ich diese Verbindung fehlerfrei aufbauen kann.
Wie kann ich die Formel richtig stellen?

Vielen Dank im voraus

Beste Grüße
Klaus

Win Xp
Rt 6.00.2

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Re: Serienbrief zum xten mal

#10842 On 1 November, 2012 17:57 Jürgen Schell said,

Auch, wenn es am Anfang unnötig kompliziert aussieht:

Schau Dir mal das Beispiel »Brief_Formatiert.rtd« von meiner Seite http://www.j-schell.de/node/184 an.

Die Adresse wird in einem Rechenblatt in drei Schritten aufgebaut. In Spalte A werden die Originaldaten ausgelesen. In Spalte E werden die einzelnen Zeilen erzeugt und in H1 werden die Zeilen zusammengesetzt.

Dieses Zerlegen in Schritte hat langfristig sehr große Vorteile. Bei geänderten Anforderungen lässt sich so ein Dokument viel einfacher anpassen.

Zum Beispiel sind die übrigen Varianten – Serienbrief mit Auswahlbedingung, Serienbrief aus FileTime, Serienbrief aus RagTime Connect etc. immer nur als relativ einfache Variante dieses Ausgangsdokuments erzeugt.

Je weniger Ihr solche Formatierungsschritte klar zerlegt, desto mühsamer wird es später, an andere Anforderungen anzupassen.

Gruß,

Jürgen

www.j-schell.de

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Re: Serienbrief zum xten mal

#10841 On 1 November, 2012 15:11 Thomas Kaegi said,

Hallo Klaus

Wenn nur die Zeile 3 - falls Spalte D leer ist - ausgelassen werden soll, kannst du einfach für Zeile 2 die Formel so schreiben:

Verbinden(Zeichen(13);Serienbrief(RBA!$B:$B)&&Serienbrief(RBA!$C:$C);Serienbrief(RBA!$D:$D))

Du kannst aber ebenso gut eine einzige Formel für die ganze Adresse schreiben:

Verbinden(Zeichen(13);Serienbrief(RBA!$A:$A;DruckNr>1);Serienbrief(RBA!$B:$B)&&Serienbrief(RBA!$C:$C);Serienbrief(RBA!$D:$D);Serienbrief(RBA!$E:$E);Serienbrief(RBA!$F:$F)&&Serienbrief(RBA!$G:$G))

In der Verbinden-Funktion sind die Formeln für die einzelnen Zeilen je mit einem Semikolon getrennt. Wenn eine Zeile entfällt, so werden die anderen Zeilen zusammengerückt, also Leerzeilen unterdrückt. - Zur Erzeugung der Formel kannst du im Spaltenkopf des Rechenblattes alle Spalten einzeln nacheinander mit gedrückter STRG-Taste (Mac: Befehlstaste) anwählen und den ganzen Block in den Textcontainer ziehen. Dann stellst du das "Verbinden(Zeichen(13);" vor die erzeugte Formel, fügst die schliessende Klammer am Schluss dazu und ersetzst in der Formel überall wo ein Zeilenumbruch sein soll die "&&" durch ein Semikolon.

Beachte in meiner zweiten Formel die Ergänzung, die ich für Zeile 1 gemacht habe: "Drucknr>1" als Bedingung für den Serienbrief. Diese Bedingung unterdrückt den Ausdruck eines Briefes mit den Spaltentiteln und beginnt mit dem Serienbrief erst in Zeile 2 der Tabelle RBA. Diese Bedingung muss bei der "automatischen Formelerzeugung" in obiger Formel von Hand eingefügt werden.

Gruss, Thomas

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Re: Serienbrief zum xten mal

#10843 On 1 November, 2012 20:44 Klaus Liebnow said,

Hallo Thomas, hallo Jürgen,
Danke für Eure Hilfe.

Hallo Thomas, zu deinem Hinweis:
„Beachte in meiner zweiten Formel die Ergänzung, die ich für Zeile 1 gemacht habe: "Drucknr>1" als Bedingung für den Serienbrief. Diese Bedingung unterdrückt den Ausdruck eines Briefes mit den Spaltentiteln und beginnt mit dem Serienbrief erst in Zeile 2 der Tabelle RBA. Diese Bedingung muss bei der "automatischen Formelerzeugung" in obiger Formel von Hand eingefügt werden.“ folgendes:
Ich drucke die Kopfzeile immer mit, da unsere Post bei der Versendung von Infopost (ca. 600 Briefe) immer ein Belegexemplar haben will.

Hallo Jürgen,
in einer stillen Stunde werde ich mich mit deinem Tipp „ Adressen in einem Rechenblatt formatieren“
beschäftigen.

Nochmals herzlichen Dank

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