Adressbuch in Filofax-Seiten

Hallo Claus

Ziemlich viel auf einmal! Eigentlich ist das meiste aus den Hilfe-Dokumenten ersichtlich. Es gibt drei Fragenbereiche:

1. Layout

Hast du Filofax-Papier? Kann dein Drucker damit umgehen?
Falls ja, dann definiere das Papierformat und dimensioniere den "Urrahmen" so, dass er den gewünschten Druckbereich abdeckt.
Falls nicht: Geh von einem neuen Dokument aus und ziehe einen zweiten Rahmen auf, der die Dimensionen der Filofax-Seite aufweist und auf der A4-Seite zweckmässig platziert ist. Je nach deinen Komfortansprüchen kannst du dem Rahmen die Linienvorlage "Standardlinie" zuweisen, oder ausserhalb dieses Rahmens Linien ziehen, welche die Ränder so verlängern, dass du die Bogen praktisch schneiden kannst. Den "Urrahmen" holst du nach vorn und platzierst und dimensionierst ihn innerhalb der Filofax-Seite so, dass er den gewünschten Druckbereich auf der Filofax-Seite umfasst.

Den Inhalt des Urrahmens definierst du als Rechenblatt und machst die Spalte A so breit wie der Rahmen ist. Die Zeilenhöhe (für alle Zeilen des ganzen Rechenblatts!) bestimmst du so, dass 5 Zeilen in den Rahmen passen. Den Inhalt von Spalte A definierst du als Mehrzeiler.

Vermutlich soll der Zelleninhalt in Spalte A vertikal mittig (oder oben?) ausgerichtet werden - das musst du in der Tafel Rechenblattinformation / Anordnung einstellen.

2. Holen der Daten aus dem Adressbuch

Öffne das Rechenblatt in einem eigenen Fenster. (Die im Folgenden genannten Spalten sind willkürlich aber wenn du sie genauer ansiehst recht praktisch, weil die Formel in Zelle AB1 die Spalte B anspricht, die Formel in Zelle AC1 die Spalte C usw.!)
Setz in Zelle AA1 die Formel

Adressbuchtrefferzahl('')

und in Zelle AB1 (ohne Zeilenumbrüche! - die nächsten beiden Formeln setzen voraus, dass die Felder für Namen und Vornamen nur bei Organsationen leer sind):

VSuchlauf($AA:$AA;LfdIndex≤$AA1;0;SetzeZelle(Wenn(IstFehl(Adressbuchfeld('Last';'';LfdIndex));
Adressbuchfeld('Organization';'';LfdIndex);Adressbuchfeld('Last';'';LfdIndex));B:B;LfdIndex))

In Zelle AC1 (wenn du die Formel in AB1 mit den $-zeichen genau so geschrieben hast wie angegeben, kannst du einfach die Zellen nach rechts kopieren und die Formeln dann editieren):

VSuchlauf($AA:$AA;LfdIndex≤$AA1;0;SetzeZelle(Wenn(IstFehl(Adressbuchfeld('Last';'';LfdIndex));
'';Adressbuchfeld('First';'';LfdIndex));B:B;LfdIndex))

Wo kein Unterschied zwischen Organisationen und Personen besteht sieht die Formel etwas anders aus, muss aber ggf. eine Absicherung gegen leere Felder enthalten, z.B. in Zelle AD1:

VSuchlauf($AA:$AA;LfdIndex≤$AA1;0;SetzeZelle(Wenn(IstFehl(Adressbuchfeld('Street';'';LfdIndex));
'';Adressbuchfeld('Street';'';LfdIndex));D:D;LfdIndex))

Für die weiteren Feldnamen musst du die Hilfe für die Adressbuchfunktionen konsultieren. - So holst du dir alle gewünschten Felder des Adressbuchs mit Formeln in AB1:AZ1 in die Spalten B-Z deines Rechenblattes. Dann markierst du den Rechenblattbereich von Zelle A1 bis zur letzten gefüllten Spalte und Zeile und sortierst ihn nach den Spalten A und B oder wonach immer du die Adressen sortiert haben möchtest.

NB: Bei obigen Suchlaufformeln heisst es aufpassen! Der Bereich in der Formel ist im Grunde völlig egal, weil es nicht darum geht den Bereich abzusuchen, sondern einfach eine Schleife zu bilden, die alle Einträge aus dem Adressbuch holt. Aber es darf keine leere Spalte sein und keine, deren Inhalt verändert wird - sonst beginnt nach jedem Suchlauf gleich ein nächster und RagTime geht in eine Endlosschlaufe, aus der man fast nicht mehr rauskommt, ohne das Programm abzuschiessen.

3. Adresse so zusammenstellen, wie sie auf deinen Filofax-Blättern aussehen soll

Ich mach das mal ohne Suchlauf (obwohl das aus meiner Sicht eleganter wäre). Übrigens liesse sich auch das obige Sortieren automatisieren - siehe dazu die Anleitung in meinem Buch.

Setz in Zelle A1 eine Formel wie nachfolgend angegeben, die du aber deinen Wünschen entsprechend ergänzen musst. Ich geb sie hier mal für die ersten drei Felder an - Name und Vorname auf der ersten Zeile, die Strasse auf der zweiten. Am Schluss der Elemente jeder erwünschten Zeile kommt ein Semikolon, zwischen den Elementen auf der gleichen Zeile je ein "&&". Entsprechend musst du die Formel ergänzen und die fertige Formel dann so weit nötig nach unten ziehen.

Verbinden(Zeichen(11);B1&&C1;D1)

Mit freundlichem Gruss
Thomas
ragtime-consult.ch