Adressen / Mailadressen aus Adressbuchgruppen entnehmen

Mit dem Dokument werden aus dem Adressbuch aus zwei Gruppen die E-Mail-Adressen der Adressaten extrahiert, die eine solche haben. Für die anderen werden C5-Umschläge als Serienbrief gedruckt.

Am Jahresende verschicke ich jeweils einen Jahresrückblick. Die Adressen der Empfänger sind alle im Adressbuch enthalten, dort aber zwei Gruppen zugeordnet. Die Empfänger der deutschen Version sind der Gruppe "Jahresbrief" zugewiesen, diejenigen der englischen Version der Gruppe "Annual review". Für die Funktion des Dokumentes ist es wichtig, dass diese Gruppen vor dem Öffnen des Dokumentes im Adressbuch definiert sind. Natürlich sollten diese beiden Gruppen auch tatsächlich Adressen enthalten. In beiden Gruppen hat es Adressen, welche keine E-Mail-Adresse enthalten.

Im Layout " L Couverts" werden für alle Adressaten aus beiden Gruppen ohne E-Mail die Adressen für Umschläge (Schweiz = Couverts) berechnet, so dass aus diesem Layout die Couverts direkt als Serienbrief gedruckt werden können. Die Formeln für die deutschsprachigen Adressen (mit der PLZ vor dem Ortsnamen) werden zuerst mit der Formel in Zelle E1, anschließend die englischen (mit der PLZ nach dem Ortsnamen) mit der Formel in E2 berechnet. Bei denjenigen, die im Feld "Country" das gleiche Landeskürzel aufweisen wie der Benutzer wird dieses Kürzel in der Adresse unterdrückt. Im Adressfeld des Layouts wird mit einer Formel die Serienbriefadresse aus der Tabelle berechnet. Je nach Drucker muss die rote Regieanweisung für das Einlegen der Couverts abgeändert werden. Natürlich sollte auch der Absender in der linken oberen Ecke noch angepasst werden.

Im Layout " L Mailadressen" kann zwischen den beiden Adressgruppen umgeschaltet werden. Die Mailadressen (nur je die erste Mail-Adresse jedes Adressbucheintrags) werden, durch Kommas getrennt, aneinandergereiht und können dann mit Kopieren/Einsetzen ins Adressfeld der Mail übertragen werden. Die Formel für diese Operationen befinden sich in den Feldern B1:B3. In B1 wird der Adressbuch-Gruppenname aufgrund der mit dem Knopf gewünschten Sprache ermittelt. Die Formel in B2 holt alle Mailadressen und trägt sie in Spalte A ein. Die Formel in B3 setzt daraus den Adress-String in Zelle B4 zusammen, jede Adresse - außer der letzten - von einem Komma gefolgt.

NB: Viele Empfänger schätzen es gar nicht, wenn ihre Adresse in an ganze Gruppen versandten Mails erscheinen. Sie fürchten - sicher nicht zu Unrecht - dass ihre Adresse so möglicherweise in einer SPAM-Adresskartei landet. Deshalb sollte eine Mail an eine ganze Gruppe (außer wenn es sich um einen wirklich engen Kreis von Adressaten handelt, die sich alle gegenseitig kennen, z.B. einen Vereinsvorstand) an sich selbst adressiert und die eigentlichen Empfänger-Adressen ins BCC-Adressfeld eingetragen werden. Die Adressierung an sich selbst dient gleichzeitig der Kontrolle.

Grundsätzlich gilt in diesem Dokument die Konvention: Zellen mit roter Füllung enthalten Formeln, solche mit grüner Füllung werden für Werte benutzt.

RagTime hat bei der Benützung des Dokumentes immer wieder die Berechnung der Adressbuchfunktionen verriegelt. Diese muss dann in den Dokumenteinstellungen unter der Rubrik "Adressbuch" wieder freigegeben werden.

Dieser Anleitungstext ist im Dokument selbst auch enthalten (im Layout " L Anleitung").